TOP Ö 464: Bericht der Staatlichen Rechnungsprüfungsstelle Miltenberg über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2010 mit 2013 für den Markt Schneeberg

Beschluss: Abstimmungsergebnis:

Abstimmung: Ja: 12, Nein: 0

Sachverhalt:

Im Zeitraum von Januar bis Oktober 2015 wurden durch die Staatliche Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes Miltenberg die Jahresrechnungen 2010 bis 2013 überörtlich geprüft und das Ergebnis der Prüfung in einem Prüfbericht dargestellt. Dieser Prüfbericht liegt den Fraktionen vor.

 

Der Prüfbericht enthält neben einer umfassenden Darstellung der Haushaltslage des Marktes Schneeberg fachliche Anregungen und kritische Hinweise zur Abwicklung verschiedener Verwaltungsaufgaben, sowie drei mit Textziffern versehene Prüfungsfeststellungen. Wegen der grundsätzlichen Bedeutung für das zukünftige Handeln der Gemeindeverwaltung und der zum Teil finanziellen Auswirkungen der Prüfungsfeststellungen ist der Markt Schneeberg gehalten, den Prüfbericht auszuwerten und die Prüfungserinnerungen zu bereinigen.

 

Im Prüfbericht wird die geordnete Haushalts- und Kassenlage innerhalb des Prüfungszeitraumes, die gute Entwicklung der gemeindlichen Hauptsteuereinnahmen, der kostenbewusste Umgang mit den vorhandenen Kassenmitteln sowie der fast vollständige Deckungsgrad bei den kostenrechnenden Einrichtungen Wasser und Kanal hervorgehoben. Lediglich im Bereich des Friedhofwesens besteht trotz der vorgenommenen Gebührenerhöhungen noch ein Fehlbetrag.

Während die unmittelbare Verschuldung der Gemeinde während des Prüfungszeitraumes deutlich unter dem Landesdurchschnitt vergleichbarer Gemeinden lag, wird der Markt Schneeberg durch den hohen Anteil an den Schulden der Schulverbände in den kommenden Jahren sehr stark belastet.

 

Hinsichtlich der im Prüfbericht getroffenen Einzelfeststellungen ist folgendes anzumerken:

 

 

1. Örtliche Rechnungsprüfung (TZ 1)

 

Der Markt Schneeberg achtet darauf, dass im Rahmen der Feststellung der Jahresrechnungen für noch vorzunehmende zurückliegende Jahre und für die Zukunft jeweils getrennte Beschlüsse hinsichtlich Feststellung und Entlastung erfolgen.

 

 

2. Erledigung von Prüfungsfeststellungen aus dem letzten Prüfbericht

 

1.1. Die Friedhofsgebühren wurden zum 01.01.2013 spürbar angehoben. Dadurch wurde bei den Urnengräbern eine vollständige und bei den Einzel- und Doppelgräbern eine ca. 80-prozentige Kostendeckung erreicht. Die für die wenigen vorhandenen Dreifach- und Vierfachgräber ermittelten hohen Grabnutzungsgebühren wären angesichts der übrigen Gebühren unverhältnismäßig und den Bürgern nicht vermittelbar gewesen. Wegen der geringen wirtschaftlichen Bedeutung erscheint der daraus resultierende Fehlbetrag vertretbar.

 

1.2. Abrechnungen für Feuerwehreinsätze sind nach wie vor sehr selten erforderlich. Die bisherige Praxis der Geltendmachung des entstandenen Aufwandes mittels privatrechtlicher Leistungsabrechnung hat sich in der Vergangenheit bewährt und bislang noch zu keinen Beanstandungen bzw. Leistungsverweigerungen geführt. Grundlage der Kostenermittlung sind dabei jeweils die von den kommunalen Spitzenverbänden veröffentlichten aktuellen Pauschalsätze für Personal und Fahrzeuge, sowie konkret angefallene Sachaufwendungen nach ihrer tatsächlichen Höhe. Wenngleich die praktizierte Form der Abrechnung ein Restrisiko hinsichtlich der Rechtssicherheit beinhaltet, wird sie bis auf weiteres als vertretbar angesehen. Eine Kalkulation der Stundenkosten für jedes vorhandene Feuerwehrfahrzeug und verschiedene Ausstattungsgegenstände sowie deren laufende Aktualisierung erfordert einen hohen Zeitaufwand und feuerwehrfachspezifische Kenntnisse und erscheint angesichts der seltenen Anwendungserfordernissen unverhältnismäßig.

 

1.3. Es besteht nach wie vor Einigkeit darüber, die Gebühren mit den Nachbarkommunen abzugleichen. Es ist davon auszugehen, dass hierüber in absehbarer Zeit Gespräche hinsichtlich verschiedener Gebührenanpassungen stattfinden werden. Der Markt Schneeberg ist sich auch darüber bewusst, dass der Handlungsspielraum hierbei stark begrenzt ist, da ein Großteil der Gebühren im staatlichen Kostenverzeichnis sowie durch besondere Vorschriften abschließend geregelt ist und das gemeindliche Gebührenaufkommen für Verwaltungstätigkeiten haushaltswirtschaftlich nur eine sehr geringe Bedeutung besitzt.

 

 

3. Kassenführung (Vier-Augen-Prinzip)

 

a) Online-Banking

Die Einrichtung zusätzlicher elektronischer Signaturkarten für jeden zeichnungsberechtigten Mitarbeiter in der Gemeindekasse wäre technisch möglich. Allerdings verfügt der Markt Schneeberg nur über 1,5 Personalstellen im Bereich der Gemeindekasse. Durch die Arbeitszeitgestaltung der Kassenmitarbeiter, sowie unter Berücksichtigung der Urlaubs- und Krankentage, ist die Kasse zu einem nicht unerheblichen Teil des Jahres tage- und manchmal wochenweise nur mit einer Arbeitskraft besetzt. Die Erfordernisse einer doppelten Signatur würden dazu führen, dass Zahlungen teilweise über einen längeren Zeitraum nicht geleistet werden könnten und dadurch der Gemeinde Nachteile entstehen (z.B. verwirkte Skontofristen, Mahnungen, Säumniszuschläge, verspätete Lohnzahlungen, usw.). Durch die Verwendung einer gemeinsamen Chipkarte hat jeder der beteiligten Mitarbeiter einen Einblick in die Arbeit des jeweils anderen, wodurch eine bereits umfängliche gegenseitige Kontrolle stattfindet. Durch die überschaubare Anzahl der Zahlungsvorgänge und die permanente Haushaltsüberwachung durch die Kämmerei sind Missbrauchstatbestände nahezu ausgeschlossen.

 

b) Mitzeichnungsbefugnis im Zahlungsverkehr

Hinsichtlich der Mitzeichnungserfordernis im Zahlungsverkehr ergeben sich aus personeller Sicht die gleichen Schwierigkeiten, wie unter Ziff. 3a) beschrieben. Die Möglichkeit einer Mitzeichnungsbefugnis für Mitarbeiter, die nicht in der Kasse tätig sind (B-Vollmacht), erscheint nicht zweckmäßig und zielführend. Zur Wahrnehmung dieser Vertretungsvollmacht sind zumindest fachliche Grundkenntnisse auf dem Gebiet des Kassenwesens erforderlich. Wegen des Grundsatzes der Trennung von Anordnung und Vollzug kann der Kämmerer diese Tätigkeit nicht wahrnehmen. Die verbleibenden Dienstkräfte der Gemeinde besitzen allesamt keine verwaltungsspezifische Fachausbildung und waren in der Vergangenheit noch zu keiner Zeit mit Kassenaufgaben betraut. Die Mitzeichnungsbefugnis würde sich nicht auf die Frage „Was habe ich zu unterschreiben?“ sondern auf die Frage „Wo habe ich zu unterschreiben?“ konzentrieren. Dadurch wäre nicht wirklich eine höhere Kassensicherheit gewährleistet. Selbst wenn in § 43 Abs. 3 KommHV das Vier-Augen-Prinzip verbindlich vorgeschrieben ist, lassen es die personellen Umstände, die dauernde Haushaltsüberwachung durch Bürgermeister und Kämmerei, sowie die Überschaubarkeit des Haushalts- und Kassenwesens der Gemeinde vertretbar erscheinen, die bislang erfolgreich geübte Praxis weiter zu führen.

 

 

4. Gebührenkalkulationen: Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung (TZ 2)

 

In Kürze wird die Röder-Kommunalberatung die jährlichen Arbeiten für die Vermögensbuchführung der kostenrechnenden Einrichtungen des Marktes Schneeberg vor Ort vornehmen. Wie bereits hinsichtlich einer Falschbuchung während der Rechnungsprüfung erfolgt, dürfte es unproblematisch sein, die bei der Abrechnung der Straßenausbaubeitragsmaßnahme „In der Winterhelle“ festgestellten Minderungsbeträge für die Herstellung der Wasser- und Kanalleitungsrohre nachträglich in die Vermögensrechnung aufzunehmen. Dadurch werden sich die kalkulierten Verbrauchsgebühren geringfügig erhöhen.

Bei künftigen Baumaßnahmen wird darauf geachtet, dass diese Minderungsbeträge rechtzeitig in die Vermögensbuchführung übernommen werden.

 

 

5. Unvermutete Kassenprüfungen (TZ 3)

 

In den zurückliegenden Jahren wurde die Durchführung unvermuteter örtlicher Kassenprüfungen vernachlässigt.

Künftig wird darauf geachtet, dass die örtliche Kassenprüfung mindestens einmal jährlich erfolgt.

 

 

6. Abwicklung des Essens-, Tee- und Spielgeldes beim Kindergarten

 

Das monatliche Tee- und Spielgeld der Kindergartenkinder wurde in früheren Jahren jeweils durch die Erzieherinnen bar eingezogen. Mit diesen Finanzmitteln nahm das Kindergartenpersonal in Eigenregie die Begleichung der für diesen Zweck anfallenden Kosten vor. Die Gemeinde war bezüglich der Verwendung dieser Mittel nicht eingebunden.

Aufgrund des zeitgemäßen Fortschritts übernahm die Gemeindekasse vor einigen Jahren in Verbindung mit der Erhebung der Kindergartengebühren auch den Einzug des Tee- und Spielgeldes, um das Kindergartenteam vom Bareinzug dieser Beträge zu entlasten. Die Verwendung dieser Mittel sollte aber weiterhin in der Eigenverantwortung der Kindergartenleitung und der Erzieherinnen stehen. Aus diesem Grund wird seitdem der eingezogene Geldbetrag direkt auf ein dazu eingerichtetes „Kindergartenkonto“ weiter geleitet, auf welches fast ausschließlich die Kindergartenleitung zugreift.

 

Im Laufe der Zeit wurden von diesem Konto auch Bastelmaterialien bezahlt, Spenden vereinnahmt, Geschäftsvorgänge aus Kindergartenaktionen abgewickelt und die Rechnungen für das seit Einführung der Mittagsverpflegung anfallende Essensgeld bezahlt. Dadurch wurde das ursprüngliche Verfügungsspektrum dieses Kontos deutlich ausgeweitet und entspricht nicht mehr den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gemeindlicher Konten.

 

Sinn und Zweck dieses Kontos soll aber weiterhin bleiben, die Gemeindeverwaltung, insbesondere die Kämmerei und Kasse, von der Abwicklung (Feststellung, Anordnung und Auszahlung) zahlreicher kleinerer Beträge zu entlasten und dem Kindergartenteam vor Ort die Verantwortung über die Verwendung des Tee- und Spielgeldes zu überlassen. Je nach Belegungsstärke im Kindergarten liegt das jährliche Aufkommen an Tee- und Spielgeld bei ca. 2.500 €.

 

Um den gesetzlichen Erfordernissen weitgehend Rechnung zu tragen, hat sich der Markt Schneeberg seit Anfang dieses Jahres auf folgende Handlungsweise verständigt:

·  Das monatliche Essensgeld wird in Einnahmen und Ausgaben im gemeindlichen Haushalt im Unterabschnitt 4641 (Gruppen 1300 und 6320) veranschlagt und abgewickelt.

·  Spenden an den Kindergarten werden wegen der üblicherweise gewünschten Spendenbescheinigung im gemeindlichen Haushalt vereinnahmt.

·  Sämtliche kindergarteninternen Einnahmen und Ausgaben, die nicht im Zusammenhang mit der Verwendung des Tee- und Spielgeldes stehen, werden ausschließlich über das Elternbeiratskonto des Kindergartens abgewickelt.

·  Das Tee- und Spielgeld wird in der bisherigen Form von der Gemeindekasse eingezogen und als durchlaufendes Geld auf das Kindergartenkonto weiter geleitet. Die Verwendung dieser Mittel soll weiterhin im Verantwortungsbereich der Kindergartenleitung liegen. Das Konto wird hinsichtlich seiner Führung und Verwendung mindestens einmal im Jahr durch Bedienstete der Gemeindekasse geprüft. Aufgrund dieser regelmäßigen Kontrollen und der wirtschaftlich geringfügigen Bedeutung dieses Kontos erscheint eine lückenlose Transparenz gewährleistet.

Der Markt Schneeberg sieht durch die Abwicklung in der vorgenannten Form einen Konsens zu den Ausführungen im Prüfbericht. Weitere Maßnahmen sollten aus Gründen der Verwaltungspraktikabilität nicht getroffen werden.

 

 

7. Sanierung der ehemaligen Schule in Hambrunn

 

Der Markt Schneeberg legt Wert darauf, bei allen vorliegenden Rechnungen sämtliche möglichen Skontoabzüge in Anspruch zu nehmen. Das geschah auch mit wenigen Ausnahmen bei den Kostenrechnungen für die ehemalige Schule in Hambrunn. Da der Markt Schneeberg personell nicht über Mitarbeiter mit baufachlichen Kenntnissen verfügt, wird die Bauleitung und Bauüberwachung einschl. Rechnungsprüfung bei derartigen Projekten an ein Ingenieurbüro übertragen. Wegen der zum Teil umfangreichen erforderlichen Prüfung und teilweiser Engpässe bei den Ingenieurbüros verzögert sich die Anordnung und Auszahlung in einzelnen Fällen.

Eine Überprüfung durch die Kämmerei ergab, dass sich die Summe der nicht geltend gemachten Skontoabzüge bei den Rechnungen für die Sanierung der ehemaligen Schule im Ortsteil Hambrunn auf einen Betrag von lediglich 51,28 € beläuft. Dieser Betrag ist hinsichtlich einer weiteren Verfolgung der Angelegenheit zu vernachlässigen.

 

 

8. Erweiterung des gemeindlichen Wasserwerks

 

Die Maßnahme wurde in den Jahren 2010 und 2011 buchungstechnisch nachvollziehbar abgewickelt. Wegen der knappen Personalressourcen und den zahlreichen und umfangreichen Investitionsprojekten der zurückliegenden Jahre war es den Bediensteten des Marktes Schneeberg bislang nicht möglich, die Abrechnungsunterlagen nicht geförderter Projekte in der gleichen Weise wie zuwendungsfähige Vorhaben zu gestalten und zu dokumentieren. Der Markt Schneeberg ist jedoch bemüht, im Rahmen des noch anstehenden Aufarbeitungsprozesses diese Arbeiten nachzuholen und künftig zeitnah vorzunehmen.

 

 

9. Mündliche Anregungen

 

9.1 Die durch die Änderungsverordnung über „Allgemeine Bedingungen für die Versorgung mit Wasser“ (Konkretisierung der Angaben, unter welchen Voraussetzungen ein Produkt und Gerät den anerkannten Regeln der Technik entspricht) erforderliche Anpassung der Regelung in § 10 Abs. 3 der gemeindlichen Wasserabgabesatzung wird bei der nächsten vorzunehmenden Satzungsänderung berücksichtigt.

 

9.2 Die auf den allgemeinen Zahlungsanordnungsvordrucken der AKDB enthaltene Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit wird beim Markt Schneeberg seit jeher als Bestätigung der Richtigkeit des Kassenvorgangs verstanden und durch die Unterschrift eines Kassenbediensteten dokumentiert.

Die sachliche Richtigkeit wird anhand eines Anordnungsstempels auf dem Rechnungsbeleg vom jeweiligen Sachbearbeiter festgestellt. Die rechnerische Richtigkeit wird bis auf wenige Ausnahmen vom Kämmerer geprüft und durch ein Sichtzeichen auf dem Rechnungsbeleg gekennzeichnet. Die Prüfung der rechnerischen Richtigkeit umfasst dabei in der Regel zumindest stichprobenweise auch die Belege, die von einem Fachbüro bereits vorgeprüft und der Gemeinde zur Auszahlung vorgelegt wurden.

 


Beschluss:

Der Marktgemeinderat nimmt den Prüfbericht der Staatlichen Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes Miltenberg über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2010 bis 2013 zur Kenntnis. Er beschließt die vorstehende Stellungnahme zu den einzelnen Prüfungsfeststellungen (Textziffern) und die darin dargelegten Erledigungen bzw. weiteren Vorgehensweisen.