Sachverhalt:
Im Zeitraum von
Januar bis Oktober 2015 wurden durch die Staatliche Rechnungsprüfungsstelle des
Landratsamtes Miltenberg die Jahresrechnungen 2010 bis 2013 überörtlich geprüft
und das Ergebnis der Prüfung in einem Prüfbericht dargestellt. Dieser Prüfbericht
liegt den Fraktionen vor.
Der Prüfbericht
enthält neben einer umfassenden Darstellung der Haushaltslage des Marktes
Schneeberg fachliche Anregungen und kritische Hinweise zur Abwicklung
verschiedener Verwaltungsaufgaben, sowie drei mit Textziffern versehene
Prüfungsfeststellungen. Wegen der grundsätzlichen Bedeutung für das zukünftige
Handeln der Gemeindeverwaltung und der zum Teil finanziellen Auswirkungen der
Prüfungsfeststellungen ist der Markt Schneeberg gehalten, den Prüfbericht
auszuwerten und die Prüfungserinnerungen zu bereinigen.
Im Prüfbericht wird
die geordnete Haushalts- und Kassenlage innerhalb des Prüfungszeitraumes, die
gute Entwicklung der gemeindlichen Hauptsteuereinnahmen, der kostenbewusste
Umgang mit den vorhandenen Kassenmitteln sowie der fast vollständige
Deckungsgrad bei den kostenrechnenden Einrichtungen Wasser und Kanal
hervorgehoben. Lediglich im Bereich des Friedhofwesens besteht trotz der
vorgenommenen Gebührenerhöhungen noch ein Fehlbetrag.
Während die
unmittelbare Verschuldung der Gemeinde während des Prüfungszeitraumes deutlich
unter dem Landesdurchschnitt vergleichbarer Gemeinden lag, wird der Markt
Schneeberg durch den hohen Anteil an den Schulden der Schulverbände in den
kommenden Jahren sehr stark belastet.
Hinsichtlich der im
Prüfbericht getroffenen Einzelfeststellungen ist folgendes anzumerken:
1.
Örtliche Rechnungsprüfung (TZ 1)
Der Markt Schneeberg
achtet darauf, dass im Rahmen der Feststellung der Jahresrechnungen für noch
vorzunehmende zurückliegende Jahre und für die Zukunft jeweils getrennte
Beschlüsse hinsichtlich Feststellung und Entlastung erfolgen.
2. Erledigung von Prüfungsfeststellungen aus
dem letzten Prüfbericht
1.1. Die
Friedhofsgebühren wurden zum 01.01.2013 spürbar angehoben. Dadurch wurde bei
den Urnengräbern eine vollständige und bei den Einzel- und Doppelgräbern eine
ca. 80-prozentige Kostendeckung erreicht. Die für die wenigen vorhandenen
Dreifach- und Vierfachgräber ermittelten hohen Grabnutzungsgebühren wären
angesichts der übrigen Gebühren unverhältnismäßig und den Bürgern nicht
vermittelbar gewesen. Wegen der geringen wirtschaftlichen Bedeutung erscheint
der daraus resultierende Fehlbetrag vertretbar.
1.2. Abrechnungen
für Feuerwehreinsätze sind nach wie vor sehr selten erforderlich. Die bisherige
Praxis der Geltendmachung des entstandenen Aufwandes mittels privatrechtlicher
Leistungsabrechnung hat sich in der Vergangenheit bewährt und bislang noch zu
keinen Beanstandungen bzw. Leistungsverweigerungen geführt. Grundlage der
Kostenermittlung sind dabei jeweils die von den kommunalen Spitzenverbänden
veröffentlichten aktuellen Pauschalsätze für Personal und Fahrzeuge, sowie
konkret angefallene Sachaufwendungen nach ihrer tatsächlichen Höhe. Wenngleich
die praktizierte Form der Abrechnung ein Restrisiko hinsichtlich der
Rechtssicherheit beinhaltet, wird sie bis auf weiteres als vertretbar
angesehen. Eine Kalkulation der Stundenkosten für jedes vorhandene
Feuerwehrfahrzeug und verschiedene Ausstattungsgegenstände sowie deren laufende
Aktualisierung erfordert einen hohen Zeitaufwand und feuerwehrfachspezifische
Kenntnisse und erscheint angesichts der seltenen Anwendungserfordernissen
unverhältnismäßig.
1.3. Es besteht nach
wie vor Einigkeit darüber, die Gebühren mit den Nachbarkommunen abzugleichen.
Es ist davon auszugehen, dass hierüber in absehbarer Zeit Gespräche
hinsichtlich verschiedener Gebührenanpassungen stattfinden werden. Der Markt
Schneeberg ist sich auch darüber bewusst, dass der Handlungsspielraum hierbei
stark begrenzt ist, da ein Großteil der Gebühren im staatlichen
Kostenverzeichnis sowie durch besondere Vorschriften abschließend geregelt ist
und das gemeindliche Gebührenaufkommen für Verwaltungstätigkeiten
haushaltswirtschaftlich nur eine sehr geringe Bedeutung besitzt.
3. Kassenführung (Vier-Augen-Prinzip)
a) Online-Banking
Die Einrichtung
zusätzlicher elektronischer Signaturkarten für jeden zeichnungsberechtigten
Mitarbeiter in der Gemeindekasse wäre technisch möglich. Allerdings verfügt der
Markt Schneeberg nur über 1,5 Personalstellen im Bereich der Gemeindekasse.
Durch die Arbeitszeitgestaltung der Kassenmitarbeiter, sowie unter
Berücksichtigung der Urlaubs- und Krankentage, ist die Kasse zu einem nicht
unerheblichen Teil des Jahres tage- und manchmal wochenweise nur mit einer
Arbeitskraft besetzt. Die Erfordernisse einer doppelten Signatur würden dazu
führen, dass Zahlungen teilweise über einen längeren Zeitraum nicht geleistet
werden könnten und dadurch der Gemeinde Nachteile entstehen (z.B. verwirkte
Skontofristen, Mahnungen, Säumniszuschläge, verspätete Lohnzahlungen, usw.).
Durch die Verwendung einer gemeinsamen Chipkarte hat jeder der beteiligten
Mitarbeiter einen Einblick in die Arbeit des jeweils anderen, wodurch eine
bereits umfängliche gegenseitige Kontrolle stattfindet. Durch die überschaubare
Anzahl der Zahlungsvorgänge und die permanente Haushaltsüberwachung durch die
Kämmerei sind Missbrauchstatbestände nahezu ausgeschlossen.
b)
Mitzeichnungsbefugnis im Zahlungsverkehr
Hinsichtlich der
Mitzeichnungserfordernis im Zahlungsverkehr ergeben sich aus personeller Sicht
die gleichen Schwierigkeiten, wie unter Ziff. 3a) beschrieben. Die Möglichkeit
einer Mitzeichnungsbefugnis für Mitarbeiter, die nicht in der Kasse tätig sind
(B-Vollmacht), erscheint nicht zweckmäßig und zielführend. Zur Wahrnehmung
dieser Vertretungsvollmacht sind zumindest fachliche Grundkenntnisse auf dem
Gebiet des Kassenwesens erforderlich. Wegen des Grundsatzes der Trennung von
Anordnung und Vollzug kann der Kämmerer diese Tätigkeit nicht wahrnehmen. Die
verbleibenden Dienstkräfte der Gemeinde besitzen allesamt keine
verwaltungsspezifische Fachausbildung und waren in der Vergangenheit noch zu
keiner Zeit mit Kassenaufgaben betraut. Die Mitzeichnungsbefugnis würde sich
nicht auf die Frage „Was habe ich zu unterschreiben?“ sondern auf die Frage „Wo
habe ich zu unterschreiben?“ konzentrieren. Dadurch wäre nicht wirklich eine
höhere Kassensicherheit gewährleistet. Selbst wenn in § 43 Abs. 3
KommHV das Vier-Augen-Prinzip verbindlich vorgeschrieben ist, lassen es die
personellen Umstände, die dauernde Haushaltsüberwachung durch Bürgermeister und
Kämmerei, sowie die Überschaubarkeit des Haushalts- und Kassenwesens der
Gemeinde vertretbar erscheinen, die bislang erfolgreich geübte Praxis weiter zu
führen.
4. Gebührenkalkulationen: Wasserversorgung
und Abwasserbeseitigung (TZ 2)
In Kürze wird die
Röder-Kommunalberatung die jährlichen Arbeiten für die Vermögensbuchführung der
kostenrechnenden Einrichtungen des Marktes Schneeberg vor Ort vornehmen. Wie
bereits hinsichtlich einer Falschbuchung während der Rechnungsprüfung erfolgt,
dürfte es unproblematisch sein, die bei der Abrechnung der
Straßenausbaubeitragsmaßnahme „In der Winterhelle“ festgestellten
Minderungsbeträge für die Herstellung der Wasser- und Kanalleitungsrohre
nachträglich in die Vermögensrechnung aufzunehmen. Dadurch werden sich die
kalkulierten Verbrauchsgebühren geringfügig erhöhen.
Bei künftigen
Baumaßnahmen wird darauf geachtet, dass diese Minderungsbeträge rechtzeitig in
die Vermögensbuchführung übernommen werden.
5. Unvermutete Kassenprüfungen (TZ 3)
In den
zurückliegenden Jahren wurde die Durchführung unvermuteter örtlicher
Kassenprüfungen vernachlässigt.
Künftig wird darauf
geachtet, dass die örtliche Kassenprüfung mindestens einmal jährlich erfolgt.
6. Abwicklung des Essens-, Tee- und
Spielgeldes beim Kindergarten
Das monatliche Tee-
und Spielgeld der Kindergartenkinder wurde in früheren Jahren jeweils durch die
Erzieherinnen bar eingezogen. Mit diesen Finanzmitteln nahm das
Kindergartenpersonal in Eigenregie die Begleichung der für diesen Zweck
anfallenden Kosten vor. Die Gemeinde war bezüglich der Verwendung dieser Mittel
nicht eingebunden.
Aufgrund des
zeitgemäßen Fortschritts übernahm die Gemeindekasse vor einigen Jahren in
Verbindung mit der Erhebung der Kindergartengebühren auch den Einzug des Tee-
und Spielgeldes, um das Kindergartenteam vom Bareinzug dieser Beträge zu
entlasten. Die Verwendung dieser Mittel sollte aber weiterhin in der
Eigenverantwortung der Kindergartenleitung und der Erzieherinnen stehen. Aus
diesem Grund wird seitdem der eingezogene Geldbetrag direkt auf ein dazu
eingerichtetes „Kindergartenkonto“ weiter geleitet, auf welches fast
ausschließlich die Kindergartenleitung zugreift.
Im Laufe der Zeit wurden
von diesem Konto auch Bastelmaterialien bezahlt, Spenden vereinnahmt,
Geschäftsvorgänge aus Kindergartenaktionen abgewickelt und die Rechnungen für
das seit Einführung der Mittagsverpflegung anfallende Essensgeld bezahlt.
Dadurch wurde das ursprüngliche Verfügungsspektrum dieses Kontos deutlich
ausgeweitet und entspricht nicht mehr den Grundsätzen ordnungsgemäßer
Buchführung gemeindlicher Konten.
Sinn und Zweck
dieses Kontos soll aber weiterhin bleiben, die Gemeindeverwaltung, insbesondere
die Kämmerei und Kasse, von der Abwicklung (Feststellung, Anordnung und
Auszahlung) zahlreicher kleinerer Beträge zu entlasten und dem Kindergartenteam
vor Ort die Verantwortung über die Verwendung des Tee- und Spielgeldes zu
überlassen. Je nach Belegungsstärke im Kindergarten liegt das jährliche
Aufkommen an Tee- und Spielgeld bei ca. 2.500 €.
Um den gesetzlichen
Erfordernissen weitgehend Rechnung zu tragen, hat sich der Markt Schneeberg
seit Anfang dieses Jahres auf folgende Handlungsweise verständigt:
· Das monatliche Essensgeld wird in Einnahmen
und Ausgaben im gemeindlichen Haushalt im Unterabschnitt 4641 (Gruppen 1300 und
6320) veranschlagt und abgewickelt.
· Spenden an den Kindergarten werden wegen der
üblicherweise gewünschten Spendenbescheinigung im gemeindlichen Haushalt
vereinnahmt.
· Sämtliche kindergarteninternen Einnahmen und
Ausgaben, die nicht im Zusammenhang mit der Verwendung des Tee- und Spielgeldes
stehen, werden ausschließlich über das Elternbeiratskonto des Kindergartens
abgewickelt.
· Das Tee- und Spielgeld wird in der bisherigen
Form von der Gemeindekasse eingezogen und als durchlaufendes Geld auf das
Kindergartenkonto weiter geleitet. Die Verwendung dieser Mittel soll weiterhin
im Verantwortungsbereich der Kindergartenleitung liegen. Das Konto wird hinsichtlich
seiner Führung und Verwendung mindestens einmal im Jahr durch Bedienstete der
Gemeindekasse geprüft. Aufgrund dieser regelmäßigen Kontrollen und der
wirtschaftlich geringfügigen Bedeutung dieses Kontos erscheint eine lückenlose
Transparenz gewährleistet.
Der Markt Schneeberg
sieht durch die Abwicklung in der vorgenannten Form einen Konsens zu den
Ausführungen im Prüfbericht. Weitere Maßnahmen sollten aus Gründen der
Verwaltungspraktikabilität nicht getroffen werden.
7. Sanierung der ehemaligen Schule in
Hambrunn
Der Markt Schneeberg
legt Wert darauf, bei allen vorliegenden Rechnungen sämtliche möglichen
Skontoabzüge in Anspruch zu nehmen. Das geschah auch mit wenigen Ausnahmen bei
den Kostenrechnungen für die ehemalige Schule in Hambrunn. Da der Markt
Schneeberg personell nicht über Mitarbeiter mit baufachlichen Kenntnissen
verfügt, wird die Bauleitung und Bauüberwachung einschl. Rechnungsprüfung bei
derartigen Projekten an ein Ingenieurbüro übertragen. Wegen der zum Teil
umfangreichen erforderlichen Prüfung und teilweiser Engpässe bei den
Ingenieurbüros verzögert sich die Anordnung und Auszahlung in einzelnen Fällen.
Eine Überprüfung
durch die Kämmerei ergab, dass sich die Summe der nicht geltend gemachten
Skontoabzüge bei den Rechnungen für die Sanierung der ehemaligen Schule im
Ortsteil Hambrunn auf einen Betrag von lediglich 51,28 € beläuft. Dieser Betrag
ist hinsichtlich einer weiteren Verfolgung der Angelegenheit zu
vernachlässigen.
8. Erweiterung des gemeindlichen Wasserwerks
Die Maßnahme wurde
in den Jahren 2010 und 2011 buchungstechnisch nachvollziehbar abgewickelt.
Wegen der knappen Personalressourcen und den zahlreichen und umfangreichen
Investitionsprojekten der zurückliegenden Jahre war es den Bediensteten des
Marktes Schneeberg bislang nicht möglich, die Abrechnungsunterlagen nicht
geförderter Projekte in der gleichen Weise wie zuwendungsfähige Vorhaben zu
gestalten und zu dokumentieren. Der Markt Schneeberg ist jedoch bemüht, im
Rahmen des noch anstehenden Aufarbeitungsprozesses diese Arbeiten nachzuholen
und künftig zeitnah vorzunehmen.
9. Mündliche Anregungen
9.1 Die durch die
Änderungsverordnung über „Allgemeine Bedingungen für die Versorgung mit Wasser“
(Konkretisierung der Angaben, unter welchen Voraussetzungen ein Produkt und
Gerät den anerkannten Regeln der Technik entspricht) erforderliche Anpassung
der Regelung in § 10 Abs. 3 der gemeindlichen Wasserabgabesatzung
wird bei der nächsten vorzunehmenden Satzungsänderung berücksichtigt.
9.2 Die auf den
allgemeinen Zahlungsanordnungsvordrucken der AKDB enthaltene Feststellung der
sachlichen und rechnerischen Richtigkeit wird beim Markt Schneeberg seit jeher
als Bestätigung der Richtigkeit des Kassenvorgangs verstanden und durch die
Unterschrift eines Kassenbediensteten dokumentiert.
Die sachliche
Richtigkeit wird anhand eines Anordnungsstempels auf dem Rechnungsbeleg vom
jeweiligen Sachbearbeiter festgestellt. Die rechnerische Richtigkeit wird bis
auf wenige Ausnahmen vom Kämmerer geprüft und durch ein Sichtzeichen auf dem
Rechnungsbeleg gekennzeichnet. Die Prüfung der rechnerischen Richtigkeit
umfasst dabei in der Regel zumindest stichprobenweise auch die Belege, die von
einem Fachbüro bereits vorgeprüft und der Gemeinde zur Auszahlung vorgelegt
wurden.
Beschluss:
Der Marktgemeinderat nimmt den Prüfbericht
der Staatlichen Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes Miltenberg über die
überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2010 bis 2013 zur Kenntnis. Er
beschließt die vorstehende Stellungnahme zu den einzelnen
Prüfungsfeststellungen (Textziffern) und die darin dargelegten Erledigungen
bzw. weiteren Vorgehensweisen.